Alta en el Registro de Empresarios: Información Esencial para Cumplir con la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria obliga a los empresarios a darse de alta en el llamado censo de empresarios, profesionales y retenedores. Además, estos deben mantener también actualizados sus datos en este censo. El objetivo de Hacienda es tener un registro de cada contribuyente y mantener la información actualizada para gestionar las relaciones tributarias.

Para quedar incluido en el censo de empresarios profesionales y retenedores, la persona o entidad debe presentar una solicitud conocida como declaración censal.

¿Qué son los Censos Tributarios?

Cuando hablamos de censos tributarios solemos referirnos a:

• Censo de obligados tributarios: Es el que registra a todas las personas o entidades que deben tener un NIF para relacionarse con la Administración Tributaria.
• Censo de empresarios, profesionales y retenedores: Este se integra en el anterior y se compone por todas las personas y entidades que desarrollen o vayan a desarrollar actividades económicas o profesionales en territorio español.

¿Quién está Obligado a Presentar la Declaración Censal?

Según se indica en la página oficial de la AEAT, deben figurar en dicho censo las personas o entidades que realicen actividades empresariales o profesionales. Por estas se entienden las actividades para producir o distribuir bienes o servicios.

También es obligatorio registrarse en el censo cuando se realizan pagos anticipados a cuenta de la cuota anual del IRPF o Impuesto sobre Sociedades. Hay que tener en cuenta que a través del sistema de retenciones e ingresos a cuenta es el pagador quien retiene parte del importe del rendimiento que satisface y lo ingresa a nombre del sujeto pasivo en Hacienda.

Específicamente, está obligado a presentar esta declaración censal:

• Toda persona o entidad que desarrolle o vaya a desarrollar en España actividades empresariales o profesionales.
• También las personas que abonen rentas sujetas a retenciones o ingresos a cuenta, realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA, u operen en territorio español mediante establecimiento permanente.
• Los socios, herederos, comuneros y partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales.
• Los no residentes que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, así como las entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español.
• Los no establecidos en el territorio de aplicación del IVA que sean sujetos pasivos del mismo, excepto que hubieran resultado exonerados del cumplimiento de obligaciones censales por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria.

En sentido contrario, quedan exonerados de esta obligación aquellas personas o entidades que no abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta y únicamente desarrollen las siguientes operaciones exentas de IVA:

• Arrendamiento de inmuebles sin que constituya una actividad empresarial.
• Entregas ocasionales de medios de transporte nuevos.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Modelos 036 y 037: La Declaración Censal

Para darse de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores, la persona o entidad deberá presentar su declaración censal, utilizando los modelos 036 o 037. Esta declaración debe presentarse antes de iniciarse las actividades.

El Modelo 036 es el documento que sirve para inscribirse en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, y puede ser utilizado, con carácter general, por personas o entidades que realicen actividades económicas o abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.

¿Qué diferencia hay entre el modelo 036 y 037?

El Modelo 036 corresponde a la declaración censal de alta, baja y modificación para empresarios, profesionales y retenedores. El Modelo 037 era una declaración censal simplificada de alta, modificación y baja.

¡Atención! Novedades desde el 3 de febrero de 2025: Se suprime el modelo 037, es decir, el modelo simplificado de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Esto significa que el Modelo 036 será el único documento a utilizar para estas gestiones.

Desde el pasado 3 de febrero de 2025 se encuentran en vigor una serie de novedades que afectan al modelo 036 de Hacienda:

• Se añade un nuevo apartado al modelo 036 para comunicar en el Censo de obligados tributarios la titularidad real de las personas jurídicas y entidades. Esta información puede cumplimentarse en la nueva página 10 del modelo 036.
• Se introduce una nueva casilla en el modelo 036 para poder solicitar la rehabilitación del número de identificación fiscal o NIF.
• Se modifica el apartado de datos de teléfonos y direcciones electrónicos para recibir avisos de la Agencia Tributaria (AEAT), Tribunales Económico Administrativos y Dirección General de Tributos (DGT).

¿Quién puede hacer la solicitud?

La persona o entidad que se va a dar de alta, modificar sus datos o solicitar la baja.

Contenido de la Declaración Censal (Modelo 036)

El contenido de la declaración incluirá:

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF (si no tienes número de identificación fiscal (NIF), previamente debes darte de alta en el censo de obligados tributarios).
• Domicilio fiscal.
• Detalles sobre las actividades económicas a desarrollar. Entre ellos, establecimientos y locales, clasificación o ámbito territorial.
• Detalles sobre el régimen tributario aplicable. Entre ellos, la condición de persona o entidad residente o no, el régimen tributario a efectos de Impuesto de Sociedades, IRPF o Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) e IVA.
• Detalles referentes a las entidades en constitución. Entre ellos, datos identificativos y domicilio de sus promotores.
• Declaraciones y autoliquidaciones a presentar periódicamente y situación tributaria actual.
• Datos de contacto incluyendo número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombre de dominio o dirección de Internet en la que se desarrollan las actividades.

En la primera página del modelo 036 debes identificarte con nombre, apellido y NIF; en ella se ha de indicar si cumplimentas el documento por solicitud de alta en el censo de empresarios, quieres modificar alguno de tus datos o, por el contrario, causas baja.

Cómo Realizar el Alta en el Censo de Empresarios

La asignación de un número de empresario por la Tesorería General de la Seguridad Social, para su identificación dentro del Régimen correspondiente en el Sistema de la Seguridad Social, es un paso fundamental.

El modelo 036 podrá presentarse en impreso o por vía electrónica a través de Internet. Para más información puedes consultar el procedimiento para presentar los modelos 036 y 037 (aunque el 037 ya no se use) publicado por la Agencia Tributaria.

Pasos para el alta online:

1. Si no tienes NIF, accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para realizar el alta en el censo de obligados tributarios con el Modelo 030. Rellena el modelo de solicitud 030 y adjunta la documentación requerida. Tras firmar y enviar, se te facilitará una hoja respuesta con el CSV (código seguro de verificación) y un PDF adjunto con la copia de la declaración presentada.
2. Accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para seleccionar la opción “Modelo 036. Cumplimentación y presentación telemática” para poder iniciar la solicitud.

Existen casos en los que será necesaria la aportación de documentación complementaria. En estos casos, el justificante de presentación que obtendrás llevará una indicación advirtiendo de que la presentación no surtirá efectos hasta que se haya presentado y comprobado la documentación requerida.

Documentación requerida:

• Formulario oficial de solicitud.
• Un original o una copia del documento de identificación del propietario de la empresa, empresario individual o cabeza de familia.
• Fotocopia del documento que acredite el DNI/NIE de la persona solicitante.
• Documento expedido por el Ministerio de Hacienda que asigne el Número de Identificación Financiera de la Actividad Económica de la Empresa según CNAE-09.

Consideraciones adicionales:

• El empleador debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias y para cada uno de los regímenes en los que realice su actividad.
• La presentación se puede realizar en la Oficina de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana a su domicilio comercial.

Modificación de Datos y Baja del Censo

Los modelos 036 también pueden utilizarse para presentar declaraciones censales de modificación. Estas declaraciones permiten notificar a la AEAT aquellas modificaciones que hayan ocurrido sobre los datos consignados en la declaración censal de alta, cumpliendo con las obligaciones informativas y censales.

Si alguno de tus datos necesita ser actualizado, puedes presentar un nuevo modelo 036 para modificar tu información censal. En el área de gestiones relacionadas con el modelo 036, dentro del apartado “Consultar y aportar información”, elige la opción “Modelo 036.”

Plazos para la modificación:

Las declaraciones de modificación se deben presentar en el plazo máximo de un mes a partir del día siguiente en que se haya producido el cambio en las circunstancias.

Baja del censo:

Del mismo modo que los modelos 036 nos permiten solicitar altas y modificaciones, también podemos emplearlos para solicitar la baja en el censo. Habrá que presentar la declaración de baja cuando se cese en el desarrollo de cualquier actividad empresarial o profesional.

Plazos para la baja:

El plazo para darse de baja es de un mes desde que se detengan las actividades. En el caso de sociedades este plazo comenzará a contar desde la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. En el caso de una persona física fallecida, serán sus herederos quiénes deben presentar la declaración de baja y cualquier otra pendiente en el plazo máximo de seis meses desde el deceso.

Efectos del Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores

El censo de empresarios profesionales y retenedores sirve a la AEAT para controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. También permite al interesado solicitar la asignación de un NIF.

Por otro lado, la declaración censal de alta sirve para indicar el inicio de la actividad a efectos de IVA y para renunciar al método de estimación objetiva o a la modalidad simplificada de estimación directa en el IRPF, así como a los regímenes simplificados de la agricultura ganadería y pesca y del criterio de caja del IVA.

También es necesario cursar el alta para solicitar la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

Legislación Relevante

Para aquellos interesados en profundizar en la normativa, estas son algunas de las órdenes y resoluciones que regulan los modelos censales:

• Orden HAP/2484/2014, de 29 de diciembre, por la que se modifica la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y 037 Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Resolución de 29 de agosto de 2011, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se incorporan nuevos trámites y actuaciones al catálogo de trámites y actuaciones para los que se puede apoderar para su realización por internet ante la Agencia Tributaria.
• Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y 037 Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Los procedimientos tienden a cambiar con frecuencia, por lo que se recomienda consultar siempre la información más actualizada en la página oficial de la Agencia Tributaria.