Alojamiento para viajes de negocios: Una guía completa para profesionales y empresas

En el mundo actual, los viajes de negocios han evolucionado, transformándose de meros desplazamientos a oportunidades estratégicas para el crecimiento empresarial y el desarrollo profesional. Elegir el alojamiento adecuado es crucial, ya que el 79% de los viajeros de negocios afirma que su lugar de estancia afecta directamente su rendimiento laboral. Este artículo explora las diversas opciones de alojamiento, desde hoteles innovadores hasta apartamentos corporativos, y ofrece una guía detallada para optimizar la experiencia del viaje de negocios.

Hoteles para viajes de negocios: Comodidad y tecnología a su servicio

Los hoteles son una opción popular para los viajes de empresa, gracias a sus servicios completos. Si viajas por negocios, en nuestros innovadores hoteles disfrutarás de las instalaciones más modernas, al igual que de salas para eventos de todos los tipos y tamaños, como suites de lujo, galerías o terrazas. Además, en los NH Collection Hotels te sentirás como en casa, pues en ellos tendrás acceso al servicio de planchado y al desayuno para madrugadores, al igual que áreas de trabajo en las habitaciones y acceso a salas fitness y spas. Muévete con facilidad gracias a la ubicación de nuestros hoteles, cerca de los enlaces de transporte, las atracciones del centro de la ciudad y los centros de negocios. Como verás, con NH Hotel Group no hay necesidad de elegir entre negocios o placer.

NH Hotel Group: Innovación y excelencia en alojamiento corporativo

NH Hotel Group se destaca por ofrecer una amplia gama de opciones que se adaptan a las necesidades del viajero de negocios moderno. A continuación, presentamos algunos de sus hoteles más destacados para eventos y estancias corporativas:

• NH Collection Madrid Eurobuilding: Ubicado en el distrito financiero de Madrid, este hotel ofrece tecnología holográfica 3D de telepresencia y SMART Room System para reuniones innovadoras. Cuenta con 27 salones y una bóveda con pantalla LED (la más grande de Europa) que no dejará a nadie indiferente. Las nuevas y lujosas suites y las habitaciones VIP Level ofrecen servicio de planchado y acceso al VIP lounge, mientras que las Mood Room adaptan las características de la habitación a tu estado de ánimo.
• NH Collection Barcelona Gran Hotel Calderón: Este hotel de negocios está ubicado en pleno Passeig de Gràcia de Barcelona, cerca de las principales tiendas y con acceso a los atractivos de la ciudad. Sus diez salas de reuniones con una espectacular pantalla LCD rotativa y un personal dedicado a eventos lo convierten en el hotel perfecto para todo tipo de conferencias y reuniones.
• NH Collection Constanza (Barcelona): Gracias al personal experto y a sus nueve salas con aforo para 650 personas y equipadas con la última tecnología en SMART Room System para videoconferencias y colaboraciones, este hotel es ideal para tus eventos. Después del trabajo, relájate en el lujoso spa o en la piscina exterior y deléitate con una cena en el restaurante Don Giovanni, dirigido por el chef Andrea Tumbarello. Desde este hotel, estarás en el punto de partida ideal, en pleno distrito financiero y a 15 minutos del aeropuerto El Prat.
• NH Collection Roma Palazzo Cinquecento: Si buscas un hotel para desarrollar tus negocios en Roma, tus eventos serán inmejorables gracias a sus siete salas de reuniones con un aforo para 440 personas y servicios de última generación, además de un personal especializado que se encargará de todo: servicio de transporte al aeropuerto, traducción y menús personalizados. Para una reunión más íntima, la terraza es el lugar ideal donde disfrutar del skyline de Roma.
• Nhow Milano: Organiza eventos memorables en las instalaciones de este hotel, diseñado por Matteo Thun y ubicado en la zona artística de Milán, Tortona. Las 12 salas de eventos totalmente equipadas con un aforo para 600 personas y espacios únicos son ideales para tus eventos más exclusivos. Disfruta del equipamiento para proyecciones de luz de The Tunnel, del T35 para cenas y espectáculos y nhow LOFT y Penthouse Suite para llevar a cabo las mejores reuniones y disfrutar de los cócteles gracias a su innovadora tecnología de iluminación Philips HUE.
• NH Collection Amsterdam Grand Hotel Krasnapolsky: Este hotel galardonado con el certificado Green Key ofrece un departamento audiovisual interno y 20 salas de reuniones que pueden acomodar hasta 1.500 personas, por lo que es ideal tanto para pequeñas reuniones como para grandes conferencias. Además, el jardín de invierno y su arquitectura del siglo XIX es la mejor opción para que tu evento sea especial.
• Nhow Berlin: ¿Por qué no eliges el nhow Berlin, el primer hotel europeo dedicado a la música? Cuenta con certificados medioambientales y energéticos y con el premio de C&IT a las mejores instalaciones para conferencias del extranjero. Para eventos corporativos, elige entre las 12 salas multifuncionales, las dos amplias terrazas con vistas al río Spree, el estudio de música o la galería de arte. Además, utiliza la tecnología de proyección holográfica en 3D para eventos innovadores.
• NH Collection Frankfurt City: Si necesitas alojamiento para tu viaje de negocios en Frankfurt, este hotel es perfecto gracias a su ubicación cerca del distrito financiero, la bolsa y la Messe Frankfurt del centro de exposiciones. Sus cinco salas multifuncionales pueden alojar a todo tipo de grupos y cuentan con wifi y con el revolucionario SMART Room System para conferencias y colaboraciones interactivas.

Nuestros hoteles disponen de los mejores equipos para garantizar que tus eventos se desarrollen a la perfección, así como ubicaciones excepcionales, cerca de todos los puntos de interés de la ciudad. Contamos con espacios multifuncionales con unas vistas espectaculares y lugares únicos.

Servicios para empresas en los hoteles

Los servicios suelen ser muy completos y esto hace que los viajeros de negocios encuentren todo lo que necesitan durante su estancia. Se dividen en tres categorías principales:

1. Manutención: El viajero no debe preocuparse por qué comer, ya que estos alojamientos ofrecen servicios de comidas completos y dentro de sus propios restaurantes.
2. Servicio de limpieza: En este tipo de establecimientos se suele llevar a cabo una limpieza profunda de forma semanal y a diario se hacen las camas y se recoge la habitación. Asimismo, cabe destacar que los hoteles son alojamientos para ejecutivos muy interesantes debido a sus servicios de lavandería, tintorería, plancha, etc. El cliente puede tener su ropa lista en cuestión de horas.
3. Servicios de oficina: La conexión a Internet es básica en los hoteles. En la mayoría existe Wi-Fi incluso dentro de la habitación, lo que hace que se pueda trabajar de forma precisa y efectiva en cualquier momento del día. Asimismo, muchos hoteles cuentan también con un business center. Este se trata de una zona común destinada a trabajar donde hay preparadas mesas de trabajo con buena conexión a Internet, ordenadores e impresoras y que suele ser gratuita.

Alojamientos corporativos: La solución integral para estancias prolongadas

Los alojamientos corporativos representan una sofisticada solución de vivienda diseñada específicamente para profesionales y empresas que requieren arreglos de vida temporales flexibles, cómodos y eficientes. En esencia, los alojamientos corporativos son espacios residenciales completamente amueblados y equipados con servicios profesionales que respaldan tanto el trabajo como la comodidad personal.

El propósito principal de los alojamientos corporativos va más allá del alojamiento básico. Sirven como soluciones estratégicas para empresas que gestionan la movilidad de la fuerza laboral, asignaciones basadas en proyectos y reubicaciones temporales. Ofrecen ventajas significativas sobre los modelos de alojamiento tradicionales. Los profesionales obtienen una sensación de hogar, manteniendo la productividad a través de entornos consistentes que apoyan tanto el trabajo como el bienestar personal. A diferencia de las habitaciones de hotel estándar que se sienten impersonales y restrictivas, estos alojamientos brindan una experiencia de vida holística.

Los alojamientos corporativos han surgido como un componente crítico en las estrategias modernas de viajes de negocios, transformando la forma en que los profesionales experimentan las asignaciones de trabajo temporales y la movilidad internacional. Los viajes de negocios ya no se tratan solo de reubicar empleados, sino de crear entornos que mantengan la productividad y el bienestar. Son inversiones estratégicas que brindan beneficios financieros y operativos sustanciales para las organizaciones. Estas adaptaciones ofrecen una solución integral que aborda múltiples desafíos comerciales simultáneamente. Eliminan las experiencias fragmentadas de las estancias hoteleras tradicionales, proporcionando entornos consistentes y profesionales que apoyan tanto la productividad individual como los objetivos organizacionales colectivos.

Ventajas de los alojamientos corporativos para propietarios

Los alojamientos corporativos han transformado el panorama tradicional del alquiler de propiedades, ofreciendo a los propietarios estrategias innovadoras para maximizar la utilización de los activos y generar flujos de ingresos consistentes. A diferencia de los alquileres residenciales tradicionales, los alojamientos corporativos brindan a los propietarios un potencial de ingresos predecible y potencialmente más alto. Las asociaciones de alojamiento corporativo permiten a los propietarios transformar activos residenciales subutilizados en vehículos de inversión estratégicos. Este enfoque permite a los propietarios disfrutar de ingresos pasivos al tiempo que mitigan los riesgos tradicionales de alquiler.

Eficiencia operativa y futuro del alojamiento corporativo

Los alojamientos corporativos representan un enfoque sofisticado para la gestión de viajes de negocios, diseñado para maximizar la eficiencia operativa y la productividad de los empleados. La eficiencia en los alojamientos corporativos comienza con la adquisición estratégica. Los alojamientos corporativos modernos aprovechan las tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia operativa. Las plataformas digitales permiten el seguimiento en tiempo real, la generación de informes automatizada y la asignación inteligente de recursos.

Los alojamientos corporativos están experimentando una profunda transformación, impulsada por las innovaciones tecnológicas, la dinámica cambiante de la fuerza laboral y los imperativos de sostenibilidad. Las tecnologías avanzadas están revolucionando las experiencias de alojamiento corporativo. El futuro de los alojamientos corporativos está intrínsecamente vinculado a la responsabilidad ambiental y social. Este enfoque estratégico va más allá de las meras consideraciones de costos, lo que refleja una comprensión holística de que las opciones de alojamiento representan una oportunidad significativa para contribuir a objetivos corporativos de responsabilidad social más amplios.

Apartahoteles: Flexibilidad y autonomía en tus viajes de empresa

Algo muy similar sucede con los apartahoteles, que también cuentan con una gran oferta de servicios de asistencia a viajeros de negocios para que puedan desarrollar sus viajes de empresa sin inconvenientes. Si vas a hacer un viaje más largo, puede ser práctico quedarte en un apartahotel o en una casa porque así podrás prepararte las comidas.

Servicios para viajes de empresa en apartahoteles

1. Manutención: En los apartahoteles tan solo existe la posibilidad, de forma general, de desayunar. Sin embargo, es fácil encontrar alojamientos que tienen acuerdos con restaurantes para ofrecer otros servicios de manutención, como comidas y cenas a precios más económicos.
2. Limpieza: En cuanto al servicio de la limpieza, este tipo de alojamientos tienen una mayor flexibilidad. De forma general, se contrata una limpieza profunda a la semana, donde se incluye el cambio de sábanas y toallas. Sin embargo, también existen otras modalidades, como la limpieza mensual o la posibilidad de incrementar el servicio en caso de ser necesario.
3. Servicios de oficina: Los servicios de oficina también suelen estar bien cubiertos en los apartahoteles. En la actualidad, casi todos estos alojamientos cuentan con una buena conexión a Internet y también existe la posibilidad de encontrar algunos con business center, al igual que sucede en el caso de los hoteles.

Cómo elegir el alojamiento adecuado para viajes de empresa

Cada alojamiento ofrece distintos servicios para viajes de empresa. Otras variables que pueden cambiar son la calidad o la frecuencia de este tipo de servicios. Por este motivo, es muy importante conocer al detalle las necesidades de cada viaje para elegir el alojamiento adecuado. Los mejores hoteles para quienes viajan por trabajo suelen ser los que tienen las camas más cómodas, una conexión estable a internet, menos ruido, desayuno caliente y un espacio especial para trabajar, ya sea en la habitación o en las zonas comunes.

1. Determinar la localización: Lo mejor es apostar por una ubicación cercana a los congresos o seminarios y ferias que el viajero de negocios vaya a visitar. También es imprescindible que el alojamiento esté situado en el centro de la ciudad, lo que ayudará a entablar relaciones y contactos que le facilitarán la labor de hacer networking durante su viaje de empresa.
2. Estudiar las instalaciones: Algunas instalaciones que hay que tener en cuenta son las zonas comunes, las salas de reuniones, servicios como la copistería, que tenga una buena conexión a Internet, etc. De este modo, el viajero podrá llevar a cabo su trabajo desde el alojamiento de forma cómoda, estando en contacto permanente con su oficina en caso de ser necesario.
3. Traslados y desplazamientos: Cuando se lleva a cabo un viaje corporativo, es muy normal aprovecharlo para visitar a más de un contacto. Esto hace que el alojamiento elegido deba contar con servicios de traslado o que esté situado en un lugar adecuado para desplazarse de forma cómoda y rápida a cualquier otro punto de interés dentro de la ciudad.
4. Otros servicios: En la actualidad, existen muchos alojamientos que tienen convenios especiales para viajeros de negocios. Algunos servicios extra que ofrecen son parking privado, menús adaptados a los horarios del viajero en cuestión, deducciones del precio para las compañías, etc.

Plataformas y herramientas para gestionar viajes de negocios

Afortunadamente, ahora es posible controlar todos los procesos asociados desde Internet. El uso de una plataforma de viajes de negocios simplifica enormemente las operaciones, haciendo que los equipos de RR.HH. puedan gestionar mejor los viajes. Elegir la plataforma de viajes de negocios adecuada es como encontrar a tu copiloto definitivo para tus viajes.

Ventajas clave del uso de una plataforma de viajes de negocios

• Gestión centralizada de reservas: Vuelos, hoteles, transportes, etc.
• Cumplimiento de políticas de viaje: Garantiza que las reservas se ajustan a la política de viajes de la empresa, respetando los límites presupuestarios predefinidos. De este modo, podrá controlar mejor sus costes y adaptar las soluciones propuestas a las necesidades reales de los empleados y de la empresa.
• Experiencia de usuario mejorada: Estas características prometen una mejor experiencia para cada viajero.
• Visibilidad y seguimiento en tiempo real: Los gestores de oficinas y viajes se benefician de una visibilidad total y un seguimiento en tiempo real de los viajes, al tiempo que mejoran la seguridad de los mismos.
• Automatización de gastos: Para los equipos financieros, la plataforma automatiza la conciliación de gastos y simplifica la generación de informes.

Cómo elegir la plataforma de viajes de negocios

1. Gestión centralizada de sus reservas: Asegúrese de que la solución ofrezca la gestión de vuelos, hoteles, transportes, etc.
2. Política de viajes de su empresa: Piense en cómo se integra con las directrices internas.
3. Integración con tus otras herramientas: Facilita el flujo de trabajo.
4. Soporte por parte del editor: Un buen soporte es esencial.
5. El coste: Evalúe la relación calidad-precio.
6. La experiencia del usuario: Apueste por una experiencia de usuario fluida.

Teniendo en cuenta estos factores, seguro que encuentras una plataforma que simplifique tus viajes a la vez que cumple con tus requisitos.

Plataformas destacadas para viajes de negocios

Software para gestionar informes de gastos y gastos de empresa

Sin este software, procesar los informes de gastos se convierte rápidamente en un verdadero quebradero de cabeza. En resumen, las plataformas de viajes se encargan de la reserva y la organización, pero sin un buen software de gestión de gastos, el control sobre los gastos de la empresa sigue sin estar claro.

• Expensya: Solución integral de gestión de gastos diseñada para simplificar el seguimiento de los gastos empresariales. La plataforma también ofrece tarjetas de pago, lo que garantiza un mejor control de los presupuestos y los gastos en tiempo real. Además, incorpora políticas de gasto personalizadas.
• Rydoo: Solución de gestión de gastos empresariales que simplifica y automatiza el seguimiento de los gastos de su empresa. Además, el sistema integra tarjetas de pago empresariales para controlar los gastos en tiempo real.
• Spendesk: Simplifica la ejecución de sus procesos de informes de gastos y compras. Al mismo tiempo, la plataforma automatiza la tramitación de facturas y reclamaciones.
• Swile (antes Lunchr): Se presenta como una solución moderna de gestión de vales de comida, que permite a las organizaciones distribuir tarjetas Mastercard a sus empleados para pagar sus comidas. Con Swile, los empleados controlan sus saldos y gestionan sus transacciones a través de la aplicación móvil, de forma muy sencilla y segura.

Le recomendamos que elija el software con cuidado si quiere beneficiarse de las ventajas prometidas. Por ello, es importante estudiar a fondo las distintas ofertas disponibles en el mercado para encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y de sus viajeros de negocios.

Consejos para atraer a viajeros de negocios a su alojamiento

El turismo de negocios aporta cada año cientos de miles de visitantes, que pueden convertirse en viajeros asiduos en épocas de menor afluencia de turistas. Estos consejos te permitirán atraerles a tu alojamiento.

Los viajes corporativos suman un porcentaje importante de los desplazamientos y del mercado de viajes, y es lógico pensar que entre las opciones de alojamiento disponibles, los alquileres de vacaciones sean uno de los más usados debido a las amplias ventajas y comodidades que aportan. España recibe cientos de miles de viajeros que se desplazan por trabajo a las grandes ferias, congresos y jornadas que se suceden a lo largo del año. Algunas de las más importantes, como el Mobile World Congress, Fitur o la Smart City Expo atraen cada año a miles de profesionales de todo el mundo de distintos sectores.

Cómo enfocar su alquiler vacacional hacia el turismo de negocios

En este contexto, tu alquiler vacacional será una oferta de alojamiento ideal respecto a los hoteles tradicionales, especialmente si se encuentra cerca de los centros de negocios de las ciudades y cuente con comodidades especiales.

El turismo de negocios puede ser una fuente recurrente de ingresos para ti:

• Inquilinos poco problemáticos: Los viajeros que lo hacen por trabajo suelen pasar poco tiempo en el alojamiento.
• Gastos cubiertos por la empresa: La empresa corre a cargo con los gastos del alquiler.
• Ocupación en periodos valle: Como estos viajes se realizan sobre todo en días laborables, puede permitirte aprovechar los llamados "periodos valle", donde la tasa de ocupación suele estancarse.

Cómo satisfacer las necesidades del turismo de negocios

Es importante tener en cuenta que el turismo de negocios se rige por distintos parámetros. Estos viajeros se encuentran en tu localidad con motivo de distintos acontecimientos: ferias, seminarios, cursos de formación o para reunirse con clientes.

Para ello, considere ofrecer:

• Una zona de escritorio: escritorio ergonómico, silla de escritorio, wifi rápido, bloc de notas, bolígrafos, cables y adaptadores, impresora.
• Proporcionar perchas y una zona de planchado de la ropa. La etiqueta corporativa a menudo requiere de prendas formales, que tras varias horas de viaje, estarán arrugadas.