Agencia de Gestión Responsable de Equipos: Claves para el Éxito en la Era Digital

En el dinámico panorama actual, la gestión de equipos se ha transformado significativamente, especialmente con el auge del teletrabajo y la necesidad de modelos más flexibles y eficientes. Este artículo profundiza en la agencia de gestión responsable de equipos, explorando las ventajas del home office, las metodologías y herramientas clave, y el rol fundamental del Manager de Equipo en el desarrollo y motivación del talento.

El Home Office como Estrategia de Crecimiento y Flexibilidad

Recientemente, la curva de crecimiento en los casos de coronavirus a nivel global impulsó la adopción de medidas de aislamiento social, llevando a muchas empresas a sumarse a la práctica del home office. Esta modalidad, aunque impulsada por un escenario adverso, ha revelado ser una nueva forma de relacionarnos con el trabajo que no puede ser ignorada.

Studio Createam, una agencia que ha experimentado con el home office desde su inicio, es un claro ejemplo de cómo la gestión de equipos a distancia puede ser exitosa. Sebastián Baltazar, CEO y cofundador de Studio Createam, acumuló una gran experiencia en este modelo, demostrando su viabilidad y beneficios.

Una encuesta de AfterCollege mostró que el 68% de los profesionales de la generación millennial tienen mayor interés en las empresas que ofrecen modalidades de trabajo remoto. Esto subraya la creciente demanda y aceptación de esta forma de trabajo.

Ventajas de la Gestión de Equipos en Home Office

Trabajar desde casa requiere algunas adaptaciones, pero también ofrece beneficios significativos. Entre las principales ventajas de gestionar equipos que trabajan en modo home office, podemos enumerar algunas de las más importantes:

• Ahorro en costos: Tener colaboradores que lleven a cabo sus funciones de forma remota garantiza un gran ahorro en los costos operativos de la agencia.
• Contratación flexible: Tu agencia puede trabajar con contratos cerrados y más dinámicos, sin la necesidad de regirse bajo los esquemas tradicionales de contratación. Esta facilidad de contratación también te permite mayor flexibilidad para buscar a los mejores profesionales en cualquier lugar, eliminando las limitaciones geográficas.
• Escalabilidad: Una agencia de Marketing Digital puede tener diversos tipos de clientes, y podrás crear equipos remotos que lidien con cada uno de ellos, sin necesidad de hacerlo todo por ti mismo o contratar a un montón de personas de forma permanente.
• Diversidad cultural: Puedes incorporar personas que vivan en distintas regiones de tu país y el mundo a tu equipo, lo que favorecerá la conexión entre diferentes culturas e ideas dentro de tu proyecto.

Metodologías y Herramientas para la Gestión de Equipos Remotos

Para liderar a los colaboradores de Studio Createam, Sebastián utilizó algunas técnicas y aplicaciones que sirven de guía. A continuación, se comparten los principales pasos que ayudan a mantener una rutina saludable de gestión de equipos a distancia, sirviendo como una guía inicial para quienes quieren crear una rutina de home office estructurada en su agencia.

1. Procedimientos Claros y Metodologías de Trabajo

Para administrar un equipo remoto con excelencia, deberás contar con procedimientos muy claros. Puedes utilizar metodologías como SCRUM, donde el equipo define un backlog de actividades que deben realizarse y organiza cada etapa en sprints. Existen diversas técnicas para organizar equipos y flujos de trabajo, y además, puedes crear tu propia metodología a la medida de tus necesidades.

2. Apóyate en la Tecnología

Existen muchas aplicaciones que te ayudarán a administrar los flujos de trabajo y organizar mejor a tu equipo remoto. Se recomienda usar al menos un administrador de tareas, como Trello o Favro.

Hay otras aplicaciones que te ayudarán a organizar las rutinas y gerenciar la agencia durante el home office, como Slack, una gran opción para comunicarte con todas las personas que son parte de tu agencia, permitiendo crear grupos e intercambiar archivos.

No se puede dejar de mencionar toda la suite de aplicaciones de Google, que te permite gestionar calendarios, guardar y compartir archivos en la nube, crear presentaciones, entre otras cosas.

3. Define el Propósito y los Valores de tu Agencia

Esta debe ser una de las primeras misiones de cualquier negocio que está comenzando. Es importante que los nuevos miembros de tu equipo entiendan el propósito de tu agencia; cuáles son tus ideales, qué valores no son renunciables, cómo se debe tratar a los clientes, compañeros de trabajo y socios.

4. Centraliza las Comunicaciones

Es importante que todas las comunicaciones con tu equipo remoto estén centralizadas en una sola plataforma. Por lo tanto, adopta una herramienta que centralice todas las comunicaciones. Es fundamental reforzar aquí el punto sobre metodologías y procesos bien definidos.

5. Fomenta una Cultura de Feedback

Para que el home office de la agencia funcione, el proceso siempre debe mantenerse claro y alineado. Pero, más allá de eso, es fundamental mantener una cultura de feedbacks. Ya sea presencial o de forma remota, es esencial que tus empleados sepan dónde están equivocados y dónde están en lo correcto. Por tal motivo, debes crear una rutina de feedbacks y, si es posible, emplear videollamadas periódicas para definir nuevas estrategias y comunicar un feedback.

6. Adaptación y Experimentación

Es posible que algunos consejos se ajusten específicamente a tu realidad, a la de tu agencia u otro tipo de negocio. Deberás hacer pruebas y evaluar las técnicas, herramientas y rutinas hasta conseguir la que mejor se adapte a tus necesidades.

El Rol Crucial del Manager de Equipo

La figura del Manager de Equipo (ME), o Responsable de Equipo, surgida a principios del siglo XXI, está muy alejada del papel tradicional de un Jefe de Equipo. El ME de hoy es más eficiente, innovador, flexible y colaborativo a medida que las expectativas se vuelven más exigentes.

El ME puede operar en una microempresa, una PYME o un grupo grande, y en cualquier sector. Se le supone un gran conocimiento de los problemas relacionados con su entorno profesional, por lo que contribuye al desarrollo de la estrategia de la compañía escogiendo los medios para acceder a ella de la manera más eficiente y rápida. Para lograr los objetivos, debe asegurarse una correcta supervisión y operatividad de su equipo.

Objetivos del Manager de Equipo

A la hora de conseguir transmitir la estrategia de la compañía al resto de colaboradores, sus objetivos son cruciales y variados:

• Pilotar la actividad: Para poder seguir los objetivos colectivos e individuales del equipo, el ME puede usar herramientas como el método SMART, indicadores de desempeño y determinar la carga de trabajo para cada colaborador.
• Ayudar al equipo: El Manager de Equipo ayuda a su grupo de trabajo a avanzar brindándole los medios que faciliten su camino al éxito, desarrollando sus habilidades al compartir experiencias y organizando formaciones.
• Organizar y planificar la actividad: El ME debe establecer un horario para hacer un seguimiento de las actividades de su personal, gestionar prioridades y evitar caer en asuntos triviales.
• Hacer crecer a los empleados y desarrollar su talento: El Responsable de Equipo debe saber cómo valorarlos y reconocer su participación en la empresa, escuchar a su equipo y estar implicado en los procesos de selección.
• Realizar el informe de su actividad: El Manager de Equipo debe redactar informes de forma periódica para que su superior directo pueda seguir las operaciones realizadas por el equipo.
• Colaborar con la red de socios internos y externos: Su posición dentro de la empresa hace que el ME interactúe con diferentes departamentos y compañías externas, incluidos los clientes.

Competencias Necesarias para un Manager de Equipo

El Manager de Equipo debe poseer una serie de competencias clave para desempeñar su rol con éxito:

El trabajo en equipo divide el trabajo y multiplica los resultados. Para conseguir grandes resultados a nivel de equipo, es fundamental que los miembros del equipo tengan un alto nivel de compromiso.

Herramientas para Evaluar el Rendimiento del Equipo

Para evaluar el rendimiento y el compromiso del equipo, se pueden utilizar herramientas científicas como:

• CliftonStrengths: Desarrollada por Gallup, mide los talentos de cada persona, permitiendo entender en qué responsabilidades y de qué forma pueden sacar su máximo rendimiento.
• Gallup Q12: Utilizada para medir de forma sencilla y precisa el nivel de implicación y compromiso de los integrantes de cada equipo.

“El talento gana partidos. Pero la inteligencia y el trabajo en equipo gana campeonatos.” - Xavi Roca.