Obligaciones del Empresario en España: Guía Completa de Trámites y Responsabilidades

Las obligaciones fiscales y laborales de una empresa en España son extensas y abarcan desde antes del inicio de la actividad hasta el cese de esta. Comprender y cumplir con estas responsabilidades es fundamental para el buen funcionamiento y la legalidad de cualquier negocio, ya sea una persona física (autónomo) o una sociedad.

Obligaciones Generales de Cualquier Empresario

Antes de sumergirse en los detalles fiscales y laborales, es crucial conocer una serie de obligaciones generales que afectan a cualquier empresario, independientemente de su forma jurídica.

Inscripción en la Seguridad Social y Código Cuenta de Cotización (CCC)

Si la empresa va a contratar a trabajadores, el empresario deberá solicitar su inscripción como empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio antes de contratar a ningún trabajador. Se trata de un trámite obligatorio ya que a través de la inscripción la empresa obtendrá el Código Cuenta de Cotización (CCC), lo cual le permitirá registrar y dar de alta a los futuros empleados en la Seguridad Social. El CCC sirve para identificar el Régimen de la Seguridad Social en el que opera la empresa, así como para designar sus obligaciones en materia de cotización y, por supuesto, para tramitar el alta de los empleados.

Calendario Laboral

Si la empresa tiene representantes de los trabajadores, éstos deberán ser consultados primero por el empresario y tienen derecho a emitir un informe con carácter previo a la elaboración del calendario. En el informe se sugerirán los períodos de vacaciones y las fiestas oficiales, los descansos semanales, descansos entre jornadas y otros días inhábiles. Dicho informe es obligatorio, pero no es vinculante para el empresario.

Alta de Trabajadores en la Seguridad Social

Una de las obligaciones más importantes de los empresarios es dar de alta en la Seguridad Social a todos los empleados de la empresa al inicio de la relación laboral, por las horas que efectivamente estén trabajando, y en función del puesto de trabajo y el salario que reciban. De esta manera, la empresa hace aportaciones económicas mensualmente por cada uno de sus trabajadores.

Registro de Jornada Diaria

La normativa establece la obligación de que las empresas pongan a disposición de los trabajadores un sistema para que registren la jornada diaria de trabajo, debiéndose indicar las horas concretas de inicio y finalización. Este registro debe estar a disposición, tanto de las personas trabajadoras como de los representantes de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo. Es recomendable llevar el control de manera informatizada, mediante una herramienta de control de presencia multidispositivo (fichaje, táctil, ordenador, teléfono móvil, etc.) que actualmente se ofertan en el mercado. Esta herramienta debe permitir sacar la información requerida para cumplir con el registro antes indicado.

Pago del Salario

La legislación no establece un día concreto de pago, pero sí indica que el salario debe abonarse de forma periódica, cuya periodicidad no podrá ser superior a un mes.

Política de Privacidad para Trabajadores

La política de privacidad para trabajadores de una empresa contiene las normas acerca de cómo se recogen y gestionan los datos personales de los trabajadores de la empresa. Los datos personales son cualquier información que pueda identificar personalmente al trabajador y que la empresa puede recopilar en el curso de la relación laboral (ej. nombre, dirección postal, correo electrónico, teléfono).

Obligaciones en Materia de Riesgos Laborales

El "riesgo laboral" es la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado del trabajo. Una de las principales obligaciones del empresario es prevenir dichos daños o disminuir los riesgos mediante la adopción de medidas y actividades en todas las fases de actividad de la empresa conforme a la legislación vigente.

Obligaciones Fiscales con la Agencia Tributaria

Las obligaciones fiscales de una empresa comienzan antes incluso de que se den los primeros pasos de la actividad del negocio. Antes del comienzo de la actividad, el empresario deberá asumir su responsabilidad como integrante del sistema económico. Una vez que la empresa está ya en funcionamiento, aparecen nuevas obligaciones, que se prolongarán hasta el momento del cese empresarial. Así pues, vamos a explicar a continuación cuáles son las diferentes obligaciones fiscales que tienen cumplir todas las empresas, así como autónomos, teniendo en cuenta que se dividen en tres momentos diferentes para tres tipos de sujetos diferentes.

Antes de Iniciar la Actividad Empresarial

Antes de iniciar la actividad empresarial, tanto autónomos como sociedades, de cualquier tipo, deberán cumplimentar los siguientes modelos para hacer frente a las primeras obligaciones fiscales de una empresa:

• Modelos 036 y 037: A través de ellos se presenta la declaración censal y se procede a identificar la sociedad a efectos fiscales. Deben pagar este impuesto personas jurídicas o bien entidades (comunidades de bienes y otras) que lleven a cabo una actividad profesional. Dentro de las sociedades que deben tramitar la tasa se encuentran las que tengan personalidad jurídica propia ya sean mercantiles, civiles o cooperativas.

Aunque los autónomos podrían dar comienzo a su actividad, las empresas constituidas como sociedades civiles, mercantiles o comunidades de bienes todavía deberían hacer una gestión más utilizando el modelo 600, para la autoliquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados por la constitución de la sociedad.

Una Vez Puesta en Marcha la Compañía

Una vez se haya puesto en marcha la compañía, es momento de presentar la declaración del IVA, la declaración anual de operaciones con terceros y tributar por el IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

El Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) implica una declaración de alta en el primer mes de actividad. Si hay variaciones en la actividad, también se informará en ese mes desde los cambios. Si la empresa cesa, se informa en el transcurso de ese mes.

No se incluirán en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores quienes efectúen exclusivamente arrendamientos de inmuebles exentos del Impuesto sobre el Valor Añadido, conforme al artículo 20.uno.23.º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que su realización no constituya el desarrollo de una actividad empresarial de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El IVA es un impuesto que se aplica en bienes y servicios en toda España. La autoliquidación del IVA en autónomos se presenta normalmente cada 3 meses, aunque también se puede hacer de forma mensual (Modelo 303).

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

En primer lugar, el empresario tiene la obligación de realizar retenciones de IRPF en las nóminas de los trabajadores a su cargo. En caso de que el empresario no efectúe la retención al trabajador, éste será responsable solidario de la suma que ha debido de retener. Los pagos fraccionados de la Renta (Modelo 130) se aplican a empresarios y profesionales en Estimación Directa.

Impuesto de Sociedades

Si se trata de una sociedad (sociedad anónima, sociedad limitada, etc.), deberá declarar trimestralmente el Impuesto de Sociedades. El Impuesto de Sociedades grava los beneficios que obtienen las sociedades mercantiles durante el ejercicio. Asimismo, deberá declarar el IVA retenido.

Cuentas Anuales

Las sociedades, a diferencia de las personas físicas (autónomos), tienen la obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Otros Impuestos Especiales

Son, por ejemplo, la fabricación o importación a España de bienes como vehículos o energía eléctrica (impuesto medioambiental).

Fechas Clave para la Presentación de Modelos Fiscales

A continuación, se presenta una tabla con las fechas clave para la presentación de algunas de las obligaciones fiscales más comunes:

Para más información, la Agencia Tributaria tiene a disposición de los emprendedores en su web un “Manual de actividades económicas”.

Reglamento Interno de Conducta y Plan de Igualdad

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es de carácter obligatorio, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable. El reglamento de conducta interna podrá ser de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa, o bien sólo a una parte de los empleados (p. ej., directivos).

La empresa puede también establecer medidas para promocionar la igualdad de género entre todos los empleados y para evitar las situaciones de discriminación o acoso a través de un Plan de Igualdad.

Sanciones por Incumplimiento y Denuncias

Todas las obligaciones de la empresa que se han ido explicando a lo largo de la presente guía conllevan sanciones en caso de incumplimiento. La Denuncia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social sirve para que toda persona física (trabajadores de una empresa) que tenga conocimiento de hechos que puedan constituir infracción en temas laborales, de seguridad en el trabajo, de salud laboral, de Seguridad Social y de condiciones de empleo, pueda denunciar a la empresa para que se investigue dichos hechos y se le sancione económicamente si fuera necesario (la cuantía variará en función de la gravedad del comportamiento). Las denuncias no pueden ser anónimas, por lo que siempre tendrán que contener obligatoriamente el nombre completo del trabajador que interpone la denuncia. No obstante, la empresa nunca tendrá conocimiento de qué trabajador le ha denunciado ya que la ITSS no ofrecerá esa información. Por tanto, si la denuncia no contiene la identificación del denunciante, esta no tendrá validez y no será tramitada.