Guía Completa para Empresas sobre la Gestión de Excedencias Laborales

La excedencia laboral es un derecho reconocido en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores y que permite suspender temporalmente la relación laboral conservando la posibilidad de reincorporarse, en determinados casos, al finalizar el periodo acordado. Aunque se trata de una figura habitual dentro del marco laboral, su gestión puede generar incertidumbre en las empresas, especialmente en lo que respecta a los tipos de excedencia, los requisitos formales y las consecuencias organizativas.

En este artículo te ofrecemos una guía clara y práctica sobre cómo gestionar las excedencias laborales desde el punto de vista de la empresa, con el objetivo de garantizar el cumplimiento legal y reducir los riesgos laborales y administrativos asociados.

¿Qué es una Excedencia Laboral?

Una excedencia laboral es la situación en la que una persona empleada suspende su relación laboral con la empresa de forma temporal. Con ciertas matizaciones respecto a la excedencia voluntaria, que constituye una situación jurídica muy peculiar que queda estrictamente limitada a los términos del derecho expectante al ingreso que se le atribuye al trabajador, la excedencia se podría definir como una suspensión del contrato de trabajo a petición del trabajador, durante un tiempo determinado, con efectos distintos según el tipo de excedencia.

Durante ese periodo, el trabajador no está obligado a prestar servicios, ni la empresa a abonar salarios ni cotizaciones. Aunque la excedencia implica la interrupción de la relación laboral, no extingue el vínculo entre empresa y trabajador. La situación de excedencia no extingue el contrato de trabajo, sino que lo suspende.

En España, las excedencias laborales están reguladas por la legislación laboral, que establece los derechos y obligaciones tanto para las personas empleadas como para las empresas en casos de excedencia. Dependiendo del tipo de excedencia, el empleado podrá tener derecho a reincorporarse a su puesto anterior o simplemente a una preferencia de reingreso.

Tipos de Excedencias Laborales

La legislación laboral distingue entre varios tipos de excedencia, regulados principalmente en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores. En función de las circunstancias que la motiven y su duración máxima, existen distintos tipos de excedencia laboral, cada una con sus propias características y requisitos.

1. Excedencia Voluntaria

La excedencia voluntaria es un periodo en el que un trabajador suspende la actividad laboral, pero sin romper el contrato laboral con la empresa, que continuaría en vigor. La excedencia voluntaria es el derecho que tiene todo trabajador de solicitar la suspensión temporal de la relación laboral. Cualquier interés personal o profesional puede justificar la petición de una excedencia voluntaria. El trabajador no está obligado a exponer los motivos por los que desea una excedencia voluntaria, sin perjuicio de lo que disponga el convenio colectivo de aplicación.

• Requisitos: Antigüedad mínima de 1 año en la empresa. Para poder solicitarla, la persona empleada debe tener una antigüedad de al menos un año en la empresa y, en caso de que hubiera disfrutado de una excedencia anterior, que hayan transcurrido al menos 4 años desde la finalización de la misma.
• Duración: Entre 4 meses y 5 años. Lo mínimo que puede durar una excedencia son cuatro meses, mientras que el máximo se situaría en los cinco años.
• Reincorporación: El trabajador no tiene derecho automático a su mismo puesto, pero sí tiene derecho preferente al reingreso si hay vacante de igual o similar categoría. Es decir, quizá no pueda reincorporarse justo cuando finaliza su excedencia, sino que tendrá que esperar a que haya una vacante, ya que la empresa estará obligada en ese momento a cubrirla con su trabajador, antes de acudir al mercado laboral. La empresa no está obligada a crear un puesto de trabajo específico para la persona excedente.
• Frecuencia: Deben transcurrir al menos 4 años entre dos excedencias voluntarias.

Durante la situación de excedencia voluntaria, el trabajador no tendrá derecho a remuneración alguna. Tampoco existe obligación de cotizar a la Seguridad Social, así que su empresa debe cursar la baja correspondiente.

2. Excedencia Forzosa

La excedencia forzosa es la que se tiene que coger una persona que trabaja en una empresa privada en el caso de que asuma un cargo público o sindical incompatible con la actividad laboral. Un caso aparte son las excedencias forzosas, que se producen cuando el empleado es elegido para desempeñar un cargo público o realizar labores sindicales de ámbito provincial o superior que son incompatibles con la realización de su trabajo. Este tipo de excedencia es de obligada aceptación para las compañías.

• Motivos: Designación para un cargo público que imposibilite la asistencia al trabajo o el desempeño de funciones sindicales de ámbito provincial o superior. El trabajador se ve obligado a dejar su trabajo al haber escogido este desempeño público, ya que no se puede compatibilizar la función laboral con la función pública.
• Reincorporación: En este caso, el trabajador tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo y el tiempo de excedencia se considera como trabajado a efectos de antigüedad.
• Obligación de la empresa: Reservar el puesto durante todo el tiempo que dure la causa de la excedencia. Además, en el caso de la excedencia forzosa la empresa debe mantener el puesto de trabajo, el salario y la antigüedad de la persona en excedencia. La duración de la excedencia dependerá del tiempo en el ejercicio del cargo.

3. Excedencia por Cuidado de Hijos o Familiares

Esta excedencia está especialmente protegida frente al despido y discriminación. Las empresas deben tener especial cuidado con las excedencias por cuidados, ya que una gestión incorrecta puede derivar en conflictos legales por vulneración de derechos fundamentales.

• Motivos: Nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento de hijos menores de 3 años; o cuidado de familiares hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, que no puedan valerse por sí mismos. Se trata del cuidado de un hijo en caso de nacimiento, adopción o acogimiento de un menor. Es posible solicitar una excedencia para el cuidado de familiares hasta el segundo grado de parentesco por consanguinidad (familiares propios) o afinidad (familiares del cónyuge) para atender a personas dependientes que no desempeñan una actividad retributiva.
• Duración: Las personas empleadas pueden solicitar esta excedencia para cuidar de sus hijos durante un período no superior a 3 años. La duración de la excedencia por cuidado de un hijo no podrá ser superior a tres años. Este tipo de excedencia laboral se puede obtener por un periodo máximo de dos años para el cuidado de otros familiares, salvo que el convenio colectivo especifique un tiempo superior.
• Reincorporación: Durante el primer año (ampliable en casos de familia numerosa), el trabajador tiene derecho a la reserva de su puesto. Durante el primer año, el trabajador tiene derecho a que le guarden su puesto de trabajo. Pasado ese periodo, mantiene derecho a la reincorporación a un puesto de igual grupo o categoría. Por lo que respecta a los derechos de las personas en excedencia, si se reincorporan de nuevo al puesto de trabajo durante el primer año, tendrán derecho al mismo puesto de trabajo, con todas las condiciones de las que disfrutaron antes del permiso; por el contrario, si se reincorpora pasado el primer año solo conserva el derecho a un puesto, sin que obligatoriamente sea el mismo que tenía antes de la excedencia. En este contexto, la persona empleada tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo durante el primer año de la excedencia.

En las excedencias vinculadas a la conciliación -cuidado de hijos y de familiares- el ordenamiento reconoce un estatuto reforzado de derechos: el tiempo de excedencia computa a efectos de antigüedad, se mantienen los derechos de formación profesional y la persona trabajadora conserva la posibilidad de participar en procesos de promoción interna. Aunque la excedencia laboral es un derecho, si dos o más trabajadores de la misma compañía generasen este derecho por el mismo sujeto causante, el empresario podrá limitarlo.

4. Excedencias Recogidas en Convenios Colectivos

Algunos convenios pueden prever otras causas de excedencia (formación, conciliación, estudios, etc.), relajar los requisitos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores o modificar su efectos, previendo, por ejemplo la reserva del puesto de trabajo respecto a las excedencias voluntarias. Por ello, es esencial que los departamentos de recursos humanos conozcan lo que dice el convenio aplicable al respecto. Muchos convenios colectivos mejoran el régimen legal: amplían duraciones, reconocen reserva de puesto en excedencias voluntarias o crean modalidades para estudios, cooperación internacional, etc. Algunos convenios colectivos pueden contemplar otros supuestos de excedencia (voluntaria o forzosa) en los que se pactan causas, condiciones y efectos específicos.

5. Excedencia Pactada

Una excedencia pactada se trata de una suspensión del contrato de mutuo acuerdo entre empresa y trabajador. El artículo 46 también permite que las empresas y los trabajadores pacten otros supuestos de excedencia mediante convenio colectivo. En este caso existe un pacto entre el trabajador y la empresa. Una excedencia pactada es un acuerdo con el empleador para suspender por cierto tiempo el contrato laboral. El estatuto de trabajadores en España no menciona la excedencia pactada en su totalidad, mientras que otorga la oportunidad de regular las relaciones contractuales basándose en las necesidades y capacidades de ambas partes.

Características de la Excedencia Pactada:

• Flexibilidad: La excedencia pactada se caracteriza por su flexibilidad en términos de duración, siendo esta determinada por acuerdo entre ambas partes involucradas. Además, otras condiciones relevantes, tales como la reserva del puesto de trabajo, el derecho al reingreso automático, el plazo de preaviso y la percepción de remuneración durante su transcurso, son también objeto de negociación entre el empleado y el empleador.
• No cotización: Es importante destacar que, durante todo el período de esta excedencia laboral, el tiempo no se contabiliza a efectos de cotización en la Seguridad Social, lo que implica que no se realizarán aportes ni se generarán derechos asociados a la seguridad social durante ese lapso.
• Derechos laborales: Durante el periodo de excedencia pactada, hay ciertos derechos y deberes fundamentales que conservarán los empleados en relación con su trabajo. Aunque el empleado no esté presente en el trabajo, se trata solo de una suspensión y la relación laboral propiamente dicha no se cancela.
• Negociar las condiciones: Tanto la empresa como el empleado pueden acordar la duración del periodo y si se cobrará o no remuneración.

Tabla Comparativa de Tipos de Excedencia

Tipo de Excedencia	Motivos Principales	Antigüedad Mínima	Duración	Reserva de Puesto	Reingreso	Tiempo computa como trabajado
Voluntaria	Interés personal o profesional	1 año	4 meses - 5 años	No (preferencia)	Preferencia a vacante de igual o similar categoría	No
Forzosa	Cargo público o funciones sindicales	No aplica	Mientras dure el cargo/función	Sí	Automático al mismo puesto	Sí
Cuidado de Hijos	Nacimiento, adopción, acogimiento de menor de 3 años	No aplica	Hasta 3 años por hijo	Sí (1er año, luego a puesto similar)	Mismo puesto (1er año), luego a puesto similar	Sí (a efectos de antigüedad, formación)
Cuidado de Familiares	Cuidado de familiar hasta 2º grado (no puede valerse)	No aplica	Hasta 2 años (ampliable por convenio)	Sí (1er año, luego a puesto similar)	Mismo puesto (1er año), luego a puesto similar	Sí (a efectos de antigüedad, formación)
Pactada	Acuerdo mutuo entre empresa y trabajador	Según acuerdo	Flexible, según acuerdo	Según acuerdo	Según acuerdo	No (salvo acuerdo que establezca cotización)
Convenio Colectivo	Según lo previsto en el convenio	Según convenio	Según convenio	Según convenio	Según convenio	Según convenio

Procedimiento para Gestionar una Excedencia Solicitada por un Trabajador

Para gestionar correctamente una solicitud de excedencia, las empresas deben seguir un procedimiento claro que garantice la seguridad jurídica para ambas partes. Desde la perspectiva empresarial, la excedencia exige una gestión especialmente cuidadosa.

1. Solicitud por Escrito del Trabajador

El trabajador debe presentar una solicitud formal por escrito indicando el tipo de excedencia solicitada y las fechas en que se pretende disfrutar dicha excedencia y a partir del momento en que pretende disfrutar de la excedencia. En el escrito de solicitud debe constar la fecha de inicio de la excedencia, así como su duración. En principio, el Estatuto de los Trabajadores no establece un plazo de preaviso para solicitar la excedencia y tendremos que estar a lo que se establezca en el convenio colectivo de aplicación.

En el caso de la excedencia voluntaria la empresa puede exigir al trabajador que fije la fecha de finalización de la excedencia. En caso de que el trabajador solicite la excedencia sin fijar un determinado lapso temporal, dejando abierta la fecha de finalización dentro de los máximos legales y la empresa lo acepte sin exigir la determinación exacta de la duración, la duración dentro de esos límites quedará al arbitrio del trabajador.

En el caso de la excedencia forzosa no se puede exigir al trabajador la determinación de la fecha de finalización, ya que depende de la duración del deber público que la motivó, siendo que la ley prevé que el trabajador debe incorporarse en el plazo máximo de 30 días a partir de la cesación en el cargo público. Del mismo modo, en la excedencia por cuidado de familiares tampoco se requiere que se fije por parte de la persona trabajadora el período exacto del disfrute de la excedencia.

Respecto a las obligaciones, la más importante es la necesidad de solicitar la reincorporación antes de que finalice el periodo de excedencia.

2. Respuesta Formal de la Empresa

La empresa debe responder por escrito, aceptando o, en su caso, pidiendo más información o aclaraciones. Es importante que las empresas respondan por escrito a las solicitudes de reingreso y manifiesten si existen o no vacantes disponibles. Así pues, es necesaria la solicitud del disfrute de la excedencia por parte del trabajador y su reconocimiento por parte de la empresa. El empresario tiene la obligación de conceder la excedencia laboral al trabajador que lo solicite, en todos los casos.

3. Seguimiento del Plazo de Excedencia

La empresa debe tener un control interno del periodo de excedencia y del momento en que el trabajador tiene derecho a solicitar su reingreso, especialmente en el caso de excedencias con reserva de puesto.

4. Reincorporación del Trabajador

Al finalizar el periodo de excedencia, el trabajador debe solicitar su reingreso con antelación suficiente. La reincorporación después de una excedencia laboral implica notificar a la empresa con la suficiente anticipación y coordinar con la persona encargada los detalles de la vuelta al trabajo.

La empresa:

• Está obligada a reincorporarlo en su mismo puesto si hay reserva. Solamente en el caso de las excedencias con reserva de puesto (forzosa, cuidado de familiar y cuidado de hijos) existe la obligación por parte de la empresa de readmitir a la persona empleada finalizado el periodo de licencia en el mismo puesto y con idéntica categoría salarial y condiciones. Asignar el puesto de trabajo al empleado a su vuelta, aunque no sea el mismo que desempeñaba antes de la excedencia.
• En excedencias voluntarias, solo tiene la obligación de valorar la existencia de vacantes adecuadas. El punto más conflictivo es, sin duda, el reingreso tras una excedencia voluntaria. La empresa no está obligada a reservar el puesto ni a crear uno nuevo, pero sí debe actuar con criterios de objetividad y transparencia. En definitiva, si cuando el trabajador le solicita el reingreso usted no tiene vacantes de igual o similar categoría, puede negarse a la reincorporación. En ese caso, la excedencia se prorrogará de forma indefinida hasta que la empresa tenga vacantes; y si éstas se producen, usted quedará obligado a ofrecerlas al excedente. Si existe una vacante y usted no acepta la reincorporación (o la vacante se produce en el futuro y no la ofrece a quien le solicitó el reingreso), se entenderá que está despidiendo al afectado. Dicho despido se considerará improcedente, con la obligación de satisfacer la correspondiente indemnización.
• Si no las hay, puede denegar el reingreso justificadamente. Es posible que, en caso de no existir vacantes, la empresa ofrezca al trabajador la posibilidad de reincorporarse preferentemente cuando sí haya un hueco en la plantilla, extendiéndose así el periodo de excelencia hasta ese momento. Por último, en cuanto a la reincorporación del trabajador en excedencia voluntaria a la empresa, éste deberá solicitarlo por escrito antes del fin de su excedencia.

Se recomienda dejar constancia escrita de las comunicaciones relativas al reingreso y, en su caso, de la inexistencia de vacantes.

Aspectos Relevantes para la Empresa

Las excedencias laborales forman parte del marco de derechos de los trabajadores, pero también suponen un reto para las empresas en cuanto a organización interna, cobertura temporal de puestos y gestión administrativa. Conocer las diferentes modalidades y aplicar correctamente los procedimientos es esencial para evitar conflictos y sanciones, pero también para mantener un clima laboral de confianza y respeto mutuo. Es importante que todas las empresas se informen sobre esta figura jurídica en el caso de que un empleado solicite la excedencia laboral. Así podrán gestionarla de forma correcta, y saber exactamente qué obligaciones tienen con el trabajador, así como las que tiene el trabajador para con ellos.

Obligaciones y Derechos de la Empresa

• Gestión documental: Es importante que las empresas respondan por escrito a las solicitudes de reingreso y manifiesten si existen o no vacantes disponibles. En el escrito de solicitud debe constar la fecha de inicio de la excedencia, así como su duración. Se recomienda dejar constancia escrita de las comunicaciones relativas al reingreso y, en su caso, de la inexistencia de vacantes.
• No obligación de crear puestos: La empresa no está obligada a crear un puesto de trabajo específico para la persona excedente en el caso de excedencias voluntarias.
• Denegación de reingreso: Si no existen vacantes que encajen con los requisitos legales (un puesto de trabajo de igual o similar categoría), la relación laboral podrá terminar. Dependiendo del tenor de dicha denegación, si resulta una denegación definitiva o de una denegación provisional, el trabajador podrá accionar por despido o por un procedimiento declarativo en el que solicite que se determine la existencia de vacantes.
• Regulación por convenio: Es esencial que los departamentos de recursos humanos conozcan lo que dice el convenio aplicable al respecto. Asimismo, los convenios colectivos pueden contener una regulación distinta para las situaciones de excedencia. De ese modo, si el convenio regula la excedencia voluntaria en términos diferentes a los previstos en la normativa general, se debe asumir la totalidad de la regulación establecida en el convenio.

Despido durante la Excedencia

En relación con el despido durante la excedencia, el margen de actuación varía según la modalidad. En la voluntaria es posible extinguir el contrato por causas objetivas o disciplinarias, siempre que se acrediten hechos reales y ajenos a la propia situación de excedencia. Otro aspecto relevante es la situación de los representantes legales de las personas trabajadoras.