Actividad Empresarial y la Retención de IRPF: Claves para Autónomos

Una de las primeras dudas que suelen surgir a un autónomo a la hora de darse de alta en Hacienda es qué tipo de actividad va a realizar por cuenta propia: una actividad empresarial o una actividad profesional. De su elección dependerá el Impuesto de Actividades Económicas que le corresponda, así como el tipo de IVA y la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que se le aplicará. Por eso, conocer las diferencias entre ambas es esencial para elegir correctamente.

Existen muchas dudas sobre qué son las retenciones, quiénes están obligados a pagarlas y cuáles son las que tenemos que tener en cuenta. La obligación de retener IRPF en factura no afecta por igual a todos los autónomos. Es algo que depende tanto de la actividad realizada (empresarial, profesional o artística) como del destinatario de la factura en sí misma.

¿Qué es la Retención de IRPF?

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se devenga a 31 de Diciembre y se declara a través de la campaña de la renta del año siguiente. Lo que se hace entonces es un ajuste, a fin de comprobar si el contribuyente ha pagado más o menos de lo que le correspondería, o si ha pagado justo lo que tenía que abonar. Esto sucede porque la legislación determina la obligación de realizar pagos a cuenta del IRPF a lo largo del ejercicio fiscal.

En el caso de los asalariados, todos los meses se les descuenta de su nómina una cantidad que el empresario ingresa directamente en Hacienda a cuenta de la Renta de sus empleados. Para los autónomos el sistema funciona de una manera un poco diferente, a través de pagos fraccionados que realizan ellos mismos con la correspondiente autoliquidación trimestral, o bien mediante las retenciones que llevan a cabo en su factura. Por tanto, la retención del IRPF es una cuantía que se descuenta de lo que el cliente debe abonar al autónomo por sus servicios, y se ingresa directamente en Hacienda como pago anticipado de su renta.

Diferencias Clave: Actividad Profesional, Empresarial y Artística

Uno de los requisitos fundamentales para darse de alta como autónomo es elegir el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) que más se aproxima a tu actividad. Es un trámite necesario y vinculante para el desempeño de esta. Toda persona, física o jurídica, que realice cualquier tipo de actividad económica en España tiene que darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

Para poder elegir el epígrafe, lo primero que tienes que hacer es definir si tu actividad es empresarial, profesional o artística. Estas últimas están relacionadas con el cine, el teatro y el circo, el baile, la música, el deporte y los espectáculos taurinos.

• Actividad Profesional: Son aquellas que una persona física desarrolla de forma individual y directa, haciendo uso de sus conocimientos y experiencia profesional. Las actividades profesionales son aquellas que desarrolla una persona física de forma individual, directa y personal.
• Actividad Empresarial: Son aquellas que se desarrollan dentro de una estructura empresarial. Es decir, una actividad empresarial es aquella que cuenta con una estructura de negocio: una infraestructura, unos empleados, un plan de trabajo y unos medios de producción. Se entiende por actividad empresarial la que se ejerce en el seno de una organización, normalmente con una infraestructura creada.

Ahora que ya conoces la diferencia entre actividad profesional y actividad empresarial, la pregunta es: ¿qué implicaciones fiscales tienen una y otra?

La Retención de IRPF en Actividades Profesionales

Las facturas de las actividades profesionales están sujetas a una retención, generalmente de un 15%, aunque existen ciertas deducciones para autónomos que inicien actividad y para ciertas actividades profesionales. Las facturas deben llevar retención cuando las emita un autónomo con actividad profesional de las secciones 2 o 3 del Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

Los profesionales autónomos aplican un 15% de retención del IRPF en sus facturas a otras empresas y a otros autónomos. Esta retención se aplica solo al facturar a empresas, no a particulares. Los profesionales, además, no tienen obligación de incluir retención en las facturas emitidas a particulares.

¿Quién debe aplicar la retención?

La obligación de retener IRPF recae sobre el pagador. Es decir, el cliente que ha recibido el producto o servicio por parte de un autónomo. El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al prestador del servicio un porcentaje del importe total de los servicios que figura en la factura o en la nómina. El «vendedor» cobra el importe neto de la factura o nómina (descontada la retención) y el resto lo recuperará al hacer su declaración de la renta o el impuesto de sociedades.

El autónomo que emite la factura lo que hace es dejar constancia en ella de que debe realizarse la correspondiente retención. En este caso, la obligación afecta a dos partes: el autónomo que debe dejar constancia de la retención en su factura, y el pagador que tiene que retener e ingresar esa cantidad en Hacienda.

Para que surja la obligación de retención deben darse dos circunstancias concretas:

1. El autónomo tiene que estar dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) en una actividad que tenga la consideración de profesional o artística. Recuerda que dentro del IAE diferenciamos entre actividades profesionales, empresariales y artísticas.
2. El destinatario de la factura debe ser otro autónomo o una empresa. Los particulares que contratan con trabajadores por cuenta propia no tienen que hacerse cargo de la retención en ningún caso.

Tipos de Retención de IRPF

Existe un tipo general, uno excepcional previsto para los nuevos autónomos, y ciertos tipos especiales para determinadas actividades. Al contrario de lo que ocurre con el IVA, la cuantía de la retención se resta a la base imponible de la factura. En el caso de las facturas, se aplica sobre el importe antes de aplicar el IVA correspondiente.

Por ejemplo, si facturas productos o servicios por un importe de 1000€, tendrás que aplicar por un lado un 21% de IVA y por otro el 15% de retención. Es decir, sumarás 210€ a la base imponible y restarás 150€.

¿Por qué la Actividad Empresarial no Retiene IRPF?

En las actividades empresariales, las facturas que se generan no están sujetas a retención, y por lo tanto, no existe la obligación de retener el IRPF. Esto se debe a que la estructura y el modo de tributación de las actividades empresariales difieren de las profesionales, que se centran en la prestación de servicios individuales donde la retención actúa como un pago a cuenta del IRPF del profesional.

Excepciones a la Obligación de Retener

Sin embargo, no es siempre así. Existen exenciones en las que no se aplican retenciones en las facturas a pesar de ser actividades profesionales o artísticas:

• Cuando se factura a clientes particulares.
• Clientes con domicilio fiscal fuera de España. No importa que sean particulares o empresas.
• En las operaciones intracomunitarias, aquellas en las que el cliente está radicado en otro país de la Unión Europea, así como en las exportaciones, no se aplica nunca retención, con independencia del tipo de actividad ejercida por el profesional y de la condición que tenga el cliente.

En algunos casos, la normativa permite no aplicar retenciones o aplicar retenciones en un porcentaje inferior al normal. En estos casos, el receptor de la factura debe pedir al emisor un certificado en el que conste el motivo y precepto legal que le permite no aplicar retención o aplicar un porcentaje inferior.

Modelos Fiscales Relacionados con las Retenciones

Todas las retenciones que se hayan practicado en las facturas se restarán de lo que le corresponde pagar en la Declaración de la Renta. Algunos de los modelos fiscales más relevantes en este contexto son:

• El Modelo 111 de la AEAT: Un modelo trimestral por el que las empresas y autónomos declaran e ingresan las retenciones que han practicado durante el trimestre a trabajadores, a profesionales o a empresarios. Si no has declarado una factura con retención a tu proveedor, deberás realizar una declaración complementaria del modelo 111.
• El Modelo 115 de la AEAT: Conocido comúnmente como la declaración trimestral de las retenciones por alquileres.
• El Modelo 123 de la AEAT: Una declaración fiscal inaplazable que acumula las retenciones e ingresos a cuenta sobre rentas de capitales.
• El Modelo 130: Los autónomos que tributan en estimación directa normal y estimación directa simplificada tienen que presentarlo trimestralmente. Es una declaración informativa a través de la que le dicen a Hacienda cuáles han sido sus ingresos y sus gastos durante el período impositivo, a fin de determinar sus rendimientos netos y la cantidad que les corresponde pagar de IRPF. Como excepción, si se trata de un autónomo que lleva a cabo actividades profesionales, no tiene que presentar este modelo si un mínimo del 70% de sus ingresos proceden de una actividad en la que se haya practicado retención.
• El Modelo 190: Es la declaración del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta.

Consecuencias de la No Retención o Errores

Si, de acuerdo con la actividad que desarrollas, estás obligado a incluir retención en las facturas, debes hacerlo. Si un autónomo emite una factura sin aplicar la retención que le corresponde se enfrenta a una sanción económica que puede alcanzar hasta el 50% de la cuantía de la retención no practicada.

Si eres propietario de un local, oficina o nave y la alquilas a un profesional o empresario para ejercer su actividad, también tienes la obligación de retener IRPF en facturas.

El hecho de que la obligación de retener IRPF en factura recaiga sobre el pagador tiene importantes consecuencias en caso de incumplimiento. En ningún caso Hacienda va a poder exigir al autónomo el abono de estas cantidades, puesto que él ha sido el perjudicado por la falta de cumplimiento de su cliente. Lo único que puede pedirle la Agencia Tributaria es que presente la documentación que acredita la operación.

Supongamos que hay un error en la factura emitida por el autónomo proveedor y la cuantía que se señala como retención de IRPF no coincide con la que debe aplicarse realmente. El pagador debe asegurarse de que todo es correcto y, si no es así, hacer las correcciones necesarias e ingresar en Hacienda la cantidad que corresponde pagar, no la que figura erróneamente en la factura. Incluso si la factura no hace mención a la retención, si el pagador sabe que su proveedor está sujeto a retenciones, tendrá que hacer la gestión correspondiente.

Como viene siendo habitual cuando se trata de impuestos, cualquier error o retraso en el pago por parte del obligado dará lugar a la aplicación de intereses de demora y recargos. En caso de que tu declaración de ingresos y retenciones no coincida con lo declarado por tus clientes, es posible que la Agencia Tributaria haga una comprobación de datos. Siempre y cuando hayas emitido bien la factura, no te impondrá sanción a ti porque la obligación de ingresar las cantidades es de tus clientes.

Por otro lado, el pagador expedirá de forma anual un certificado que recogerá las retenciones practicadas a un mismo proveedor durante el ejercicio fiscal.

Marco Legal

La normativa que rige las retenciones del IRPF y la distinción entre actividades se encuentra principalmente en:

• El Art. 99 y siguientes de la Ley de IRPF (publicada en el BOE el 29 de noviembre de 2006).
• El Art. 74 y siguientes del Reglamento de IRPF (publicado en el BOE el 31 de marzo de 2007).
• La Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre, por la que se aprueba el modelo 190 para la declaración del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, y sus posteriores modificaciones, como las realizadas por las Órdenes HAP/2178/2014, HAP/2429/2015, HAP/1626/2016, HFP/1106/2017 y HAC/1417/2018.

Ahora ya sabes cuándo existe la obligación de retener IRPF en facturas y qué pasa si no lo haces. Como autónomo, es posible que en algunos casos tengas que reflejar dicha retención al elaborar una factura, y en otros, quedarás obligado a practicar la retención cuando recibas una factura de otro autónomo. Ten esto muy presente para evitarte posibles sanciones si no cumples con lo previsto en la normativa tributaria. En cualquier caso, nuestra recomendación es que cuentes con personal especializado, que te asesore y ayude en todos los trámites y gestiones relacionadas con tu negocio.