Estrategias y Acciones para una Gestión de Equipos de Trabajo Exitosa

La gestión de equipos de trabajo es una de las habilidades más valoradas en los líderes porque una buena gestión hará que todos los miembros trabajen con un objetivo común, se sientan valorados y la productividad aumente. Equilibrar la gestión de los recursos humanos no es tarea sencilla. Si eres responsable del departamento de recursos humanos de una gran empresa o eres el gerente de una pyme, probablemente has pensado en más de una ocasión en cómo hacer tu trabajo de la mejor forma posible para ti y tu equipo.

¿Qué es la Gestión de Equipos de Trabajo y por qué es Importante?

La gestión de equipos y recursos es el proceso de distribuir y gestionar el trabajo de forma eficiente en todo tu equipo para lograr un mayor rendimiento. Cuando se hace correctamente, la gestión de recursos maximiza el desempeño de los empleados y ayuda a disipar el caos, dejándolos a ti y a tu equipo satisfechos al terminar el día, en vez de sentirse abrumados. Los miembros del grupo se sentirán seguros con respecto al volumen de trabajo, por lo que habrá buenos resultados y más rápido.

La gestión de equipos no es una ciencia exacta, aunque existen técnicas y software que puede ayudarte a realizar una buena gestión de equipos de trabajo. Pero, además, deberás tener en cuenta que una buena inteligencia emocional y otras cualidades como la escucha activa, te ayudarán a mejorar tu gestión de equipos. Cuando hablamos de gestión de equipos no sólo hablamos de rendimiento y productividad sino también de otros factores que también influyen en éstos pero que son igual de importantes.

Las investigaciones recientes demuestran que el 80 % de los trabajadores del conocimiento a nivel global manifiestan sentirse sobrecargados y próximos al agotamiento. Además, cuatro de cada cinco (el 82 %) empleados dicen sentirse menos comprometidos con su trabajo cuando están estresados. La gestión de recursos te permite distribuir el trabajo entre tu equipo de manera más eficiente, no solo para disminuir el agotamiento y el estrés de los empleados, sino también para evitar que se sientan sobrecargados. Las herramientas de gestión de recursos brindan información en tiempo real sobre la carga de trabajo de tu equipo para que puedas gestionar los recursos de forma efectiva y promover el equilibrio y no el agotamiento.

Claves para una Buena Gestión de Equipo

Una buena gestión de equipos es aquella que logra el equilibrio de cargas de trabajo entre los distintos miembros del equipo, preserva la motivación de todos y es capaz de identificar las fortalezas y debilidades de todos para mejorar el rendimiento y la productividad. Para lograr una buena gestión de equipos es necesario:

• Que los miembros del equipo de trabajo tengan objetivos claros.
• Ayudar a aceptar la diversidad, fortalezas y debilidades de todos.
• Facilitar la comunicación entre los miembros y con el líder del equipo.
• Conocer bien el organigrama de la empresa, los roles y funciones de cada uno.

1. Fomentar un Ambiente Colaborativo

No es ninguna novedad, pero es la realidad. Fomentar un ambiente en el que los empleados son incentivados para el trabajo en equipo, realmente hace que se sientan parte de un grupo y no meros asalariados de terceros. Como parte de un equipo tienen ese sentimiento de propiedad sobre su trabajo y se encuentran más motivados para innovar y crear. El éxito es el resultado colectivo de la suma de esfuerzos individuales.

2. Promoción de una Comunicación Clara

En un ambiente de trabajo ideal, los canales de comunicación son abiertos y las personas pueden transmitir con claridad sus ideas y mensajes. Todos sabemos que, en la práctica, no siempre es el caso. La comunicación interna y la comunicación fluida son claves para generar un clima laboral excepcional y consolidar los valores de la empresa. Igual de importante que dar autonomía es escuchar lo que el equipo tiene que decir. A menudo es complicado dedicarle tiempo a todos los componentes de tu equipo pero, sin duda, es necesario encontrar un espacio entre tu colaborador/a y tú para poder escuchar qué tiene que decir. Sorprende la cantidad de veces que esta técnica ayuda a muchos gestores a salir de su zona de confort y hacer las cosas diferente (¡y mejor!).

3. Recompensar el Éxito y los Resultados Positivos

La psicología ha demostrado que las personas responden mejor a la motivación que a las amenazas. Por ello, los responsables de recursos humanos han de pensar formas de incentivar la productividad y el pensamiento innovador. Para unir y motivar más a tu equipo, debes celebrar con ellos los objetivos alcanzados y reconocer el trabajo que cada uno ha hecho para que esto sea posible. Las personas somos más productivas cuando estamos felices en nuestro trabajo, hecho que coexiste perfectamente con tener responsabilidad y trabajar en un entorno exigente.

4. Fomentar una Gerencia que Lidere con el Ejemplo

Hay una frase que dice ‘cuando el gato sale, los ratones hacen fiesta´. Esto se puede aplicar al centro de trabajo. Es difícil para el personal justificar el trabajo duro cuando su superior no está presente. Es fundamental ser consciente del impacto que tienes sobre la gente que trabaja contigo porque las personas esperamos siempre la respuesta correcta por parte de quien nos coordina. Tu manual de liderazgo debe tener subrayado en la primera página que lo más importante es cuidar a las personas.

5. Construir un Equipo Diversificado

La gestión de equipos no es una tarea sencilla pero no cabe duda que un equipo unido multiplica su valor por mil. Phil Jackson, exjugador y exentrenador de baloncesto de los Chicago Bulls y Los Ángeles Lakers, entendía que ganar campeonatos no dependía únicamente del talento de sus jugadores en la cancha. Su éxito radicaba en la sinergia, la confianza mutua y la complementariedad de habilidades, elementos clave para formar un conjunto cohesionado. Esa diversidad y capacidad de cooperación marcan la diferencia en cualquier equipo. La combinación de estos perfiles permite construir equipos equilibrados y eficaces.

Los equipos directivos se enfrentan a desafíos constantes: la toma de decisiones rápida, la adaptación a cambios y la necesidad de innovar forman parte del día a día. Gestionar equipos de manera eficaz requiere entender la combinación de perfiles que mejor se adapta a cada necesidad. Así como en un equipo deportivo cada jugador cumple con un rol específico en la cancha, en el ámbito empresarial es fundamental entender cómo las fortalezas individuales de cada profesional contribuyen al éxito del grupo.

Estilos de Liderazgo en CxOs (Deloitte Study)

Comprender las dinámicas del equipo y aprovechar la diversidad de estilos de trabajo mejora la comunicación, la toma de decisiones y la ejecución de estrategias.

6. Desarrollo de Aulas y Workshops Formativos

Hoy en día la formación no es un concepto nuevo en la gestión de personas. Algunas de las empresas más punteras están ofreciendo cursos sobre tendencias que tienen poco o nada que ver con su trabajo. Cuando alguien se equivoque, intenta ayudarle y enseñarle cómo hacerlo bien la próxima vez.

7. Gestión de Equipos de Trabajo en 5 Pasos con Ejemplos

Si no te has detenido a pensar en la gestión de equipos, no eres el único. Los informes del International Institute of Directors and Managers muestran que muy pocas personas están realmente capacitadas en esta competencia tan necesaria. La buena noticia es que hay herramientas y metodologías de gestión de equipos que te pueden ser útiles para mantener a todos y a todo avanzando en simultáneo. Pero para que una herramienta realmente te sirva para gestionar el capital humano de tu equipo, deberás asegurarte de tener tus habilidades de gestión de proyectos en perfecto estado. Considera también incorporar el calendario laboral a la planificación de tus proyectos para que puedas tener en cuenta y prever con anticipación todos los días no laborables.

1. Recursos y Capacidad Productiva en la Gestión de Equipos

Con el trabajo de tu equipo disperso entre múltiples herramientas, planes y briefs de proyectos diferentes, es difícil entender cuánto trabajo en total hace falta abordar. Saberlo es la clave para descubrir cuánto hace cada miembro del equipo o de qué se puede ocupar. Puedes superar eso y descubrir cuáles son los recursos reales de tu equipo si pones tus planes en orden:

1. Reúne una lista completa de aquellos proyectos y procesos de los cuales tu equipo es responsable.
2. Determina el alcance y el tiempo de trabajo para cada uno.
3. Desglosa los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños.
4. Prioriza el trabajo según la importancia y la urgencia.

Una vez que hayas tenido en cuenta las reuniones, las vacaciones y las responsabilidades recurrentes, ¿cuánto tiempo le quedará a cada miembro del equipo para dedicarle a este proyecto? Evalúa la gestión de los recursos de cada miembro del equipo o pídeles que lo hagan ellos, para tener una idea de si hay algo más de lo que puedan encargarse.

Ejemplo: Tu equipo de analítica debe producir nueve informes diferentes durante el segundo trimestre. Es una mezcla de informes nuevos a los que hará falta dedicarles más tiempo y otros recurrentes para los que ya tienen los sistemas preparados. Al saber que la prioridad de algunos informes no es crítica, podrás posponer de forma inteligente las solicitudes menos importantes en favor de las que tengan un mayor impacto. De esta forma, la gestión de equipos te permitirá sacar adelante tu trabajo a pesar de los inconvenientes.

2. Asigna Recursos y Desglósalos de Forma Individual

Ahora que tienes un panorama general de todo lo que necesita hacer tu equipo, puedes descubrir quién se ocupará de qué trabajo y para cuándo lo hará. Este es el siguiente paso en la gestión de equipos. La asignación de recursos te ayudará en tu gestión de equipos y puede ayudarte a identificar y asignar los recursos disponibles a una iniciativa de manera eficaz. Si nunca antes realizaste la asignación de recursos, sigue estos cinco consejos para aprender a equilibrar y gestionar los recursos de todos:

• Asigna primero el trabajo de mayor prioridad.
• Equilibra las fechas de inicio y de entrega.
• Asegúrate de elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto.
• Incluye a tu equipo en la conversación.
• Siempre hazles saber por qué les asignas una tarea a ellos en particular.

Ejemplo: Necesitas dos personas para que trabajen en los diseños publicitarios para una de las próximas campañas y tienes cinco personas en tu equipo. Obtendrás mejores resultados si observas los antecedentes de los miembros de tu equipo, si algún miembro del equipo tiene demasiado trabajo y después pregúntale a quien crees que sería la persona mejor calificada para este trabajo si tiene la capacidad para hacerse cargo de este proyecto nuevo.

3. Analízalo con el Equipo y Ajusta la Gestión de los Recursos Según Sea Necesario

Incluso los planes y los cronogramas de los proyectos mejor diseñados tropiezan con obstáculos y necesitarás estar preparado para hacer ajustes en tiempo real antes de no poder cumplir con un plazo. Para dar seguimiento a la forma en que cada miembro del equipo gestiona su carga laboral actual, sé proactivo y programa reuniones individuales con los miembros de tu equipo. Si esas reuniones evidencian que un miembro del equipo se siente abrumado con las responsabilidades, fíjate quién podría asumir algo más de trabajo. Equilibrar las cargas de trabajo es fundamental también en la gestión de equipos.

Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicar a tu equipo los cambios para que entiendan por qué ahora hay una orientación diferente. Puedes ayudarlos con tu asesoramiento a volverse más eficientes y organizados, y siempre reconoce su intensa labor, para que puedan seguir creciendo en su carrera profesional. Además de las reuniones individuales, asegúrate de dedicar tiempo para conectar y celebrar con el equipo. Esta es otra de las partes más importantes de la gestión de equipos.

4. Mejora la Eficiencia de tu Equipo Cuando Tiene Mucho Trabajo

A pesar de centrarte principalmente en el panorama general, anima a tu equipo a desarrollar su propio sistema para la gestión de sus recursos. Cuando hay mucho por hacer es importante que hagan lo correcto y con eficiencia en pos de la mejora continua.

• Sugiere estrategias de gestión del tiempo que se adecuen a cada uno de los estilos individuales, como timeboxing o time blocking.
• Minimiza la cantidad de reuniones a las que tu equipo deba asistir.
• Colabora para que tu equipo entienda qué es la gestión de proyectos y cuánto tiempo les ahorra tener un plan organizado.

Ejemplo: Uno de tus subordinados directos entrega su trabajo temprano y al conversar con él descubres que ha estado aplicando algunas estrategias nuevas para trabajar de forma más eficiente. Alienta a esa persona a compartir su experiencia con el equipo y considera crear un espacio compartido en el que todos los miembros del equipo puedan publicar consejos para ahorrar tiempo a medida que los descubren.

Objetivos Claros y Comunes

Un equipo trabajará unido y dará lo mejor de sí si sabe a dónde se dirige, cuáles son sus metas o el objetivo a alcanzar. De hecho, mientras más detallado este el objetivo, más fácil será de seguir para tus colaboradores. Así, que el primer paso para conseguir una buena gestión de equipos es establecer lo qué se está buscando y en cuánto tiempo hay que conseguirlo. Es más, es muy recomendable que dividas esa gran meta en objetivos más pequeños para que la tarea no parezca inalcanzable. Marca hitos muy específicos e informa de estos a tu equipo para que sepan lo qué deben lograr y cómo lo harán.

Confianza en el Equipo

Esto es fundamental para una buena gestión de equipos, ya que no basta con tener unos objetivos claros si no confías en tu equipo. Es más, la desconfianza puede hacer que todos los beneficios de unos objetivos claros se pierdan, porque si tus colaboradores sienten que no crees en ellos estarán en tensión y gastarán energía inútilmente. Cuando hablamos de confianza también nos referimos a tener paciencia hasta que el equipo consiga el ritmo necesario para lograr los objetivos, y esto puede tardar un tiempo, especialmente si has cambiado de metas recientemente.

Inclusión y Empatía

Para también facilitar la armonía, y por tanto una mejor productividad, debes fomentar la inclusión, y con eso nos referimos que apliques técnicas de integración laboral y permitas un flujo de comunicación continua que permite a tus colaboradores comentarte las dudas que tengan. Esto te servirá no solo para erigirte como líder, sino para también optimizar procesos al resolver problemas y por tanto aumentar la productividad. Una característica muy importante para la gestión de equipos es la empatía. La empatía sirve para conocer exactamente cómo se está sintiendo la persona que tienes enfrente. Eso es muy útil con los equipos, ya que puedes intuir de inmediato cuándo tu mensaje no está llegando al grupo, o si alguien está teniendo dificultades y necesita un poco de ayuda para poder realizar sus tareas. Conocer el plano personal del equipo con el que trabajas 40 horas semanales te ayudará, no sólo a ti sino también a todos los integrantes, a entender mejor la manera de actuar que tenemos en el trabajo. Preguntar de vez en cuando un “¿Cómo estás?” o un “¿Puedo ayudarte en algo?” a algunos le puede parecer una pérdida de tiempo pero debemos verlo como una inversión. Si ellos sufren, tú sufres.

Permitir la Diferencia

Mantener un flujo de comunicación constante también se traduce en que tendrás que oír a tus colaboradores expresar su descuerdo con algunas de tus ideas. Y esto no es agradable. Sin embargo, el intercambio democrático es bueno, porque te permitirá ver otros puntos de vista y evaluar el trabajo de manera deferente. En consecuencia, mejoraréis tanto tú como el equipo. Además, asignar tareas en base a lo que mejor se le da a cada miembro del equipo tendrá una influencia positiva en el trabajo individual y de grupo.

Marca Cómo Medirás los Logros

Así como has decidido qué objetivos hay que perseguir, también hay que establecer cómo los vas a medir, y si estos se están o no cumpliendo; ya que esta será la única manera con la que podrás determinar tu rendimiento.