Guía completa para el alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores en España

El Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores es un censo tributario fundamental que agrupa a todas las personas y entidades que desarrollan o van a desarrollar actividades económicas o profesionales en territorio español. Su objetivo principal es mantener la información actualizada para gestionar eficientemente las relaciones tributarias.

¿Qué son los censos tributarios?

Cuando hablamos de censos tributarios, nos referimos principalmente a dos:

• Censo de obligados tributarios: Este censo registra a todas las personas o entidades que necesitan un NIF para interactuar con la Administración Tributaria.
• Censo de empresarios, profesionales y retenedores: Este censo se integra dentro del anterior y es el que nos ocupa en esta guía.

La disposición adicional quinta de la Ley 58/2003, General Tributaria, establece que las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención deberán comunicar a la Administración tributaria, a través de las correspondientes declaraciones censales, su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, las modificaciones que se produzcan en su situación tributaria y la baja en dicho censo. El Censo de empresarios, profesionales y retenedores formará parte del Censo de Obligados Tributarios. En este último figurarán la totalidad de personas físicas o jurídicas y entidades a que se refiere el artículo 35 de la Ley General Tributaria, identificadas a efectos fiscales en España.

¿Cómo darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores?

Para quedar incluido en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, la persona o entidad debe presentar una solicitud conocida como declaración censal. Esta declaración debe presentarse antes de iniciarse las actividades.

Para darse de alta, la persona o entidad deberá presentar su declaración censal, utilizando los modelos 036 o 037.

El modelo 036 es el documento que sirve para inscribirse en el Censo de Empresarios. El modelo 036 podrá ser utilizado, con carácter general, por personas o entidades que realicen actividades económicas o abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. Hacienda explica que “quienes hayan de formar parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores deberán presentar una declaración de alta en el mismo, utilizando el modelo 036.

A partir del 3 de febrero de 2025, se suprime el modelo 037, es decir, el modelo simplificado de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, por lo que el modelo 036 será el único a utilizar.

¿Quién está obligado a presentar la declaración censal?

Están obligados a presentar esta declaración censal:

• Toda persona o entidad que desarrolle o vaya a desarrollar en España actividades empresariales o profesionales.
• También las personas que abonen rentas sujetas a retenciones o ingresos a cuenta, realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA, u operen en territorio español mediante establecimiento permanente.
• Los socios, herederos, comuneros y partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales. Las entidades a las que sea aplicable el régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales deberán presentar un único modelo 036 de declaración censal de alta, en el que deberán cumplimentar el apartado 11: «Relación de socios, miembros o partícipes».
• Las entidades que opten por la aplicación del régimen fiscal especial previsto en el Título II de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, deberán comunicarlo mediante la presentación del modelo 036 de declaración censal.
• Los no residentes que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, así como las entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español.
• Los no establecidos en el territorio de aplicación del IVA que sean sujetos pasivos del mismo, excepto que hubieran resultado exonerados del cumplimiento de obligaciones censales por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria.

En sentido contrario, quedan exonerados de esta obligación aquellas personas o entidades que no abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta y únicamente desarrollen las siguientes operaciones exentas de IVA:

• Arrendamiento de inmuebles sin que constituya una actividad empresarial. No se incluirán en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores quienes efectúen exclusivamente arrendamientos de inmuebles exentos del Impuesto sobre el Valor Añadido, conforme al artículo 20.uno.23.º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que su realización no constituya el desarrollo de una actividad empresarial de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
• Entregas ocasionales de medios de transporte nuevos.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes.

¿Qué debe contener la declaración censal (modelo 036)?

El contenido de la declaración incluirá:

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF. A partir del 3 de febrero de 2025, se introduce una nueva casilla en el modelo 036 para poder solicitar la rehabilitación del número de identificación fiscal o NIF.
• Domicilio fiscal.
• Detalles sobre las actividades económicas a desarrollar. Entre ellos, establecimientos y locales, clasificación o ámbito territorial.
• Detalles sobre el régimen tributario aplicable. Entre ellos, la condición de persona o entidad residente o no, el régimen tributario a efectos de Impuesto de Sociedades, IRPF o Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) e IVA.
• Detalles referentes a las entidades en constitución. Entre ellos, datos identificativos y domicilio de sus promotores.
• Declaraciones y autoliquidaciones a presentar periódicamente y situación tributaria actual.
• Datos de contacto incluyendo número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombre de dominio o dirección de Internet en la que se desarrollan las actividades. Se modifica el apartado de datos de teléfonos y direcciones electrónicos para recibir avisos de la Agencia Tributaria (AEAT), Tribunales Económico Administrativos y Dirección General de Tributos (DGT).

El modelo 036 está formado por 9 páginas. En la primera página debes identificarte con nombre, apellido y NIF; en ella se ha de indicar si cumplimentas el documento por solicitud de alta en el censo de empresarios, quieres modificar alguno de tus datos o, por el contrario, causas baja. También debes rellenar la causa por la que presentas el modelo 036, es decir, deberás indicar si cumplimentas el documento para solicitar el alta en el censo de empresarios, por si quieres modificar alguno de tus datos o, por el contrario, si causas baja en el mismo.

Si eres una persona física tendrás que rellenar la página 2.A, mientras que si eres una persona jurídica te corresponderá la 2.B y la 2.C.

La tercera página es el espacio dedicado a la identificación de tus representantes, en caso de haberlos. De no existir, no tienes por qué rellenarla.

La página número cinco está dedicada al Impuesto sobre el Valor Añadido. La sexta hoja está dedicada al IRPF de las personas físicas, el Impuesto sobre Sociedades de pymes y el Impuesto sobre la Renta de no Residentes. En la séptima tienes que marcar las casillas sobre las retenciones e ingresos a cuenta que te correspondan, así como otros impuestos o regímenes especiales que te afecten. En la página ocho se especifican los socios, miembros o participantes de la entidad, en caso de haberlos.

A partir del 3 de febrero de 2025, se añade un nuevo apartado al modelo 036 para comunicar en el Censo de obligados tributarios la titularidad real de las personas jurídicas y entidades. Esta información puede cumplimentarse en la nueva página 10 del modelo 036.

Cuando la declaración censal deba acompañarse de otros documentos como, por ejemplo, la escritura pública de constitución de la entidad o sus estatutos sociales, se presentarán en el Registro Electrónico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de acuerdo con lo previsto en la Resolución de 28 de diciembre de 2009, de la Presidencia de la Agencia Tributaria, por la que se crea la Sede electrónica y se regulan los registros electrónicos de la Agencia Tributaria.

Modalidades de presentación

El modelo 036 podrá presentarse en impreso o por vía electrónica a través de Internet. Para más información puedes consultar el procedimiento para presentar los modelos 036 y 037 publicado por la Agencia Tributaria. Las personas o entidades no residentes en España o no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido presentarán el modelo 036 en la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de su representante o, en caso de que no lo hubieran nombrado, a la del lugar donde operen.

¿Cómo modificar los datos que constan en el censo?

Los modelos 036 y 037 también pueden utilizarse para presentar declaraciones censales de modificación. Estas declaraciones permiten notificar a la AEAT aquellas modificaciones que hayan ocurrido sobre los datos consignados en la declaración censal de alta, cumpliendo con las obligaciones informativas y censales.

Si alguno de tus datos necesita ser actualizado, puedes presentar un nuevo modelo 036 para modificar tu información censal. Las declaraciones de modificación se deben presentar en el plazo máximo de un mes a partir del día siguiente en que se haya producido el cambio en las circunstancias.

¿Cómo darse de baja del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores?

Del mismo modo que los modelos 036 y 037 nos permiten solicitar altas y modificaciones, también podemos emplearlos para solicitar la baja en el censo. Habrá que presentar la declaración de baja cuando se cese en el desarrollo de cualquier actividad empresarial o profesional. Aplicaremos este mismo modo de proceder cuando cesamos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional que nos hizo entrar en el censo.

El plazo para darse de baja es de un mes desde que se detengan las actividades. En el caso de sociedades este plazo comenzará a contar desde la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. En el caso de una persona física fallecida, serán sus herederos quiénes deben presentar la declaración de baja y cualquier otra pendiente en el plazo máximo de seis meses desde el deceso.

¿Qué efectos tiene el alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores?

El Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores sirve a la AEAT para controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. También permite al interesado solicitar la asignación de un NIF.

Por otro lado, la declaración censal de alta sirve para indicar el inicio de la actividad a efectos de IVA y para renunciar al método de estimación objetiva o a la modalidad simplificada de estimación directa en el IRPF, así como a los regímenes simplificados de la agricultura, ganadería y pesca y del criterio de caja del IVA.

También es necesario cursar el alta para solicitar la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios. El modelo 036 de declaración censal permitirá solicitar la inclusión o baja en el Registro de operadores intracomunitarios. La inclusión será asimismo obligatoria en el caso de personas o entidades a las que se refiere el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido cuando vayan a realizar adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas a dicho Impuesto.

Exención del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

En relación con los sujetos pasivos del Impuesto sobre Actividades Económicas que resulten exentos del mismo por todas sus actividades económicas, la presentación de las declaraciones censales de alta, modificación o baja sustituye a la presentación de las declaraciones específicas de dicho Impuesto.

Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Actividades Económicas que resulten obligados a tributar por el mismo por cualquiera de sus actividades económicas comunicarán el alta, la variación o la baja en todas su actividades económicas a través de las declaraciones propias de dicho Impuesto. Asimismo, solicitarán, en su caso, la exención en el Impuesto sobre Actividades Económicas que les corresponda a través de los modelos propios del mismo.

Cambios normativos recientes

La importante reforma normativa llevada a cabo desde la promulgación de la Orden HAC/2567/2003, de 10 de septiembre, por la que se aprobó el hasta ahora vigente modelo 036, fundamentalmente la aprobación de una nueva Ley General Tributaria, y una nueva Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así como la integración en un único cuerpo normativo de las disposiciones que regulan tanto las Haciendas Locales, como el Impuesto sobre Sociedades y el Impuesto sobre la Renta de No Residentes, ha modificado sustancialmente el marco tributario en el que se desarrolla la utilización de la declaración censal.

Desde el pasado 3 de febrero de 2025 se encuentran en vigor una serie de novedades que afectan al modelo 036 de Hacienda. Esta norma, con efectos de 3 de febrero de 2025, pasa a denominarse: "Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueba el modelo 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.", según establece el art. 1.1 de la Orden HAC/1526/2024, de 11 de diciembre.

Tabla de Novedades del Modelo 036 (a partir del 3 de febrero de 2025)

La opción de tributación en destino de las operaciones de ventas a distancia intracomunitarias de bienes a que se refiere el artículo 68.Cuatro de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, y de las prestaciones de servicios a que se refiere el artículo 70.Uno.8.º de la misma Ley, se efectuará durante el mes de diciembre anterior al año natural en que deba surtir efecto. En el año de inicio de la actividad, la opción deberá efectuarse con anterioridad a la realización de dichas operaciones. La opción producirá efecto durante un período mínimo de dos años naturales.

El artículo 11 del Reglamento por el que se regulan determinados censos tributarios dispone que las declaraciones censales de alta, modificación y baja, previstas en los artículos 7, 8 y 9 del mismo, se presentarán en el lugar, forma, plazos y modelos que establezca el Ministro de Hacienda. Las habilitaciones al Ministro de Hacienda indicadas en el citado Reglamento deben entenderse conferidas al Ministro de Economía y Hacienda, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 y en la disposición final segunda del Real Decreto 553/2004, de 17 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales.